Hoelang facturen bijhouden als je een digitaal archief hebt?

De voordelen van een digitaal archief zijn legio. Maar hoewel almaar meer bedrijven de overstap maken van papier naar cloud, is papieren weggooien voor veel ondernemingen toch niet zo vanzelfsprekend. Want hoelang moet je belangrijke documenten eigenlijk nog op papier bijhouden als ze eenmaal in de cloud zijn opgeslagen? Dit zegt de wet erover.

Wettelijke bewaartermijn

“Zeven jaar”, luidt het bij de Federale overheidsdienst Economie als je hen vraagt hoelang je facturen moet bewaren. Gelukkig betekent dat niet dat je de papieren exemplaren van je facturen telkens zeven jaar moet bijhouden. De fiscus aanvaardt net zo goed gedigitaliseerde facturen, maar knoopt er wel enkele belangrijke voorwaarden aan vast.

4 voorwaarden voor een digitaal archief

Voldoet je digitaal documentenbeheer aan de volgende normen? Dan kun je met een gerust hart je papieren facturen vernietigen en je voormalige archieflokaal als extra kantoorruimte beginnen inrichten.

De facturen worden bewaard op een server die vanuit België toegankelijk is. (De server mag zich in het buitenland bevinden)
De facturen zijn leesbaar door middel van een downloadfunctie en previews binnen het archief.
De identiteit van de uitreiker van de facturen kan niet meer gewijzigd worden, de inhoud van de factuur (bedragen, de datum, …) evenmin.
De authenticiteit van elke factuur is aantoonbaar, bijvoorbeeld door unieke watermerken en documentnummers.