Door de invoering van verplichte elektronische facturatie verandert de manier waarop btw-plichtige bedrijven in B2B-context facturen opmaken, versturen en ontvangen vanaf 1 januari 2026. Papieren facturen en PDF’s via e-mail zijn dan niet meer voldoende. Om te voldoen aan de nieuwe wettelijke normen op basis van de Europese Verordening 2022/849, moet u gebruik maken van een gestructureerd elektronisch formaat via het PEPPOL-netwerk.

Dat klinkt misschien als extra werk, maar eigenlijk brengt het vooral voordelen met zich mee. Wist u namelijk dat elektronische facturatie niet alleen de efficiëntie van een onderneming verbetert, maar ook kan bijdragen aan een gezamenlijke jaarlijkse kostenbesparing van 5 miljard euro voor alle Belgische bedrijven?

Wat betekent dit nu concreet voor uw onderneming? En hoe kan Digi Consult u daarbij helpen? In deze blog zetten we alles op een rij.

Wat houdt de verplichte elektronische facturatie in?

Door de verplichte digitale facturatie verandert de manier waarop bedrijven facturen opmaken, ontvangen en versturen: alles wordt vanaf 1 januari 2026 digitaal. Via het beveiligde PEPPOL-netwerk worden facturen in een gestandaardiseerd formaat snel maar ook zonder fouten uitgewisseld. Dit maakt het facturatieproces efficiënter.

Wat betekent deze verandering concreet?

• Facturen moeten opgesteld worden in een gestructureerd formaat, waaronder UBL, ZUGFeRD, Factur-X, EDIFACT, XML of CII.
• Een PDF via e-mail telt niet als elektronische factuur en voldoet dus niet aan de nieuwe regels.
• Facturen moeten automatisch verwerkt kunnen worden in boekhoudsoftware.

Voor wie geldt de digitale facturatie en waarom?

De verplichte elektronische facturatie geldt voor alle Belgische btw-plichtige bedrijven die zakendoen met andere ondernemingen (B2B). Dit wil zeggen dat de nieuwe wetten ook van toepassing zijn op leden van btw-eenheden, Belgische vaste inrichtingen en ondernemingen die met hun jaaromzet boven een bepaalde drempel vallen (deze drempel wordt nog bepaald door de overheid).

Toch hoeven niet alle bedrijven over te stappen op digitale facturatie. Kleine ondernemingen die onder de vrijstellingsregeling vallen, B2C-transacties en bepaalde forfaitaire belastingplichtigen zijn voorlopig vrijgesteld.

Waarom wordt elektronische facturatie verplicht? De Belgische overheid sluit met deze regelgeving aan bij andere Europese landen en wil:

• Btw-fraude verminderen
• Facturen sneller verwerken en betalingen versnellen
• Kosten besparen op papier, drukwerk en handmatige verwerking
• Het risico op invoerfouten en verloren facturen verkleinen

Wat zijn de 4 voordelen van de verplichte elektronische facturatie voor uw bedrijf?

Hoewel de overstap naar elektronische facturatie verplicht is, biedt deze nieuwe maatregel vooral veel voordelen die uw facturatieprocessen alleen maar efficiënter maken. Ontdek de 4 belangrijkste voordelen hier:

1.     Facturen worden sneller betaald
Doordat digitale facturen automatisch verzonden en verwerkt worden, kunnen klanten ze sneller betalen. Verder is er geen gedoe meer met verloren facturen of lange verwerkingstijden, wat zorgt voor een duidelijker overzicht van alle ingaande en uitgaande facturen.

2.     Minder administratieve rompslomp dankzij elektronische facturatie
Het handmatig verwerken van facturen kost tijd en geld. Met e-facturatie worden facturen automatisch ingelezen in uw boekhoudsoftware, zonder dat iemand gegevens hoeft over te typen. Dit zorgt niet alleen voor het besparen van kostbare tijd, maar ook voor heel wat minder fouten. Digi Consult gaat hier bovendien nog enkele stappen verder in. Door ervoor te zorgen dat uw ERP en CRM-pakket ook volledig geautomatiseerd communiceren met deze boekhoudsoftware kunnen alle facturatiestromen – zowel inkomend als uitgaand – via één enkel PEPPOL-toegangspunt verlopen. Dit gebeurt via één overzichtelijke grafische interface waarmee u het volledige facturatieproces kunt aansturen.

3.     Minder fouten en meer zekerheid
Geen ontbrekende gegevens, verkeerde bedragen of zoekgeraakte facturen meer. Omdat digitale facturen in een gestandaardiseerd formaat worden verstuurd, wordt alles automatisch correct verwerkt. Daarnaast is het systeem veilig en verkleint het de kans op fraude.

4.     Digitale facturatie is goed voor het milieu
Door over te stappen op digitale facturen bespaart u papier, inkt en verzendkosten. Dat is niet alleen goed voor uw bedrijf, maar ook voor het milieu. Het lijkt misschien maar een kleine verandering, maar het heeft zeker en vast een grote impact!

Hoe kunt u zich voorbereiden op de digitale facturatie?

De overstap naar elektronische facturatie is een hele aanpassing, maar met de juiste voorbereiding wordt het een stuk eenvoudiger. Door nu de nodige stappen te zetten, voorkomt u last-minute problemen en kunt u optimaal profiteren van de voordelen.

1. Controleer uw huidige facturatiesysteem

Niet alle boekhoud- en facturatiesoftware is geschikt voor e-facturatie via PEPPOL. Controleer of uw huidige systeem compatibel is of dat u een update of overstap nodig heeft. Veel softwareleveranciers bieden integraties met PEPPOL, maar het is belangrijk om dit tijdig na te gaan.

2. Registreer uw bedrijf op het PEPPOL-netwerk

Daarnaast moet uw bedrijf aangesloten zijn op het PEPPOL-netwerk om
e-facturen te kunnen versturen en ontvangen. Dit gebeurt via een erkende Access Point Provider. Sommige boekhoudpakketten regelen deze aansluiting automatisch, terwijl u in andere gevallen een aparte registratie moet doen.

3. Informeer uw klanten en leveranciers

Vanaf 2026 zullen ook uw klanten en leveranciers verplicht e-facturen moeten versturen en ontvangen. Zorg ervoor dat ze tijdig op de hoogte zijn van deze verandering en stem onderling af hoe jullie de uitwisseling van facturen zullen aanpakken. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat de overgang soepel verloopt.

4. Train uw medewerkers

Daarnaast zullen uw administratieve en boekhoudkundige medewerkers met het nieuwe systeem moeten werken. Zorg ervoor dat ze begrijpen hoe elektronische facturatie werkt, hoe ze dit correct doen en wat er verandert in vergelijking met traditionele facturatie. Dit voorkomt fouten en zorgt voor een vlotte overgang.

5. Fiscale voordelen en subsidies

Ten slotte stimuleert de Belgische overheid bedrijven om tijdig over te stappen op
e-facturatie door verschillende financiële voordelen aan te bieden:

●      120% aftrekbaarheid van kosten voor facturatiesoftware voor zelfstandigen en kleine ondernemingen.

●      20% investeringsaftrek voor digitale investeringen, waaronder e-facturatietools.

●      Subsidies voor kmo’s die investeren in digitale transformatie en automatisering.

De verplichte digitale facturatie: snellere betalingen, minder administratieve lasten, lagere kosten en minder kans op fouten

Kortom, de verplichte invoering van e-facturatie vanaf 2026 betekent een grote verandering voor Belgische bedrijven. Gelukkig brengt deze stap tal van voordelen met zich mee: snellere betalingen, minder administratieve lasten, lagere kosten en minder kans op fouten.

Door nu al te beginnen met de voorbereiding, voorkomt u problemen en zorgt u ervoor dat uw onderneming klaar is voor de toekomst. Wacht dus niet te lang, contacteer ons bij vragen en zet vandaag nog de eerste stap richting elektronische facturatie!

Op donderdag 24 (Antwerpen) en dinsdag 29 april (Gent) organiseren we infosessies en maken we u wegwijs in de stappen die gezet moeten worden voor deze digitale veranderingen omtrent elektronische facturatie. Meer info volgt snel!