E-facturatie via Peppol maakt het mogelijk om facturen elektronisch te versturen, ontvangen en verwerken door gebruik te maken van gestandaardiseerde formaten. Deze formaten kunnen automatisch worden gelezen en verwerkt door computersystemen.

Het implementeren van e-facturatie is noodzakelijk voor bedrijven die up-to-date willen blijven met de digitale automatisering van de zakenwereld. Het vereenvoudigen van facturen, dat vanaf 1 januari 2026 verplicht is, is een belangrijk onderdeel van optimaliserend en kostenbesparend werken binnen uw bedrijf. 

Bij Digi Consult begrijpen we heel goed dat er onder bedrijven steeds meer behoefte is om te digitaliseren. Als expert in innovatieve totaaloplossingen, helpen wij u dan ook graag verder met de digitale transformatie van uw onderneming. Hieronder leest u meer over e-factureren via Peppol en welke voordelen dit met zich meebrengt.

Wat is Peppol? 

Het Peppol-netwerk is een internationale standaard die bedrijven en overheidsinstellingen helpt bij het versturen, ontvangen en verwerken van elektronische documenten, waaronder facturen. Doordat het netwerk ervoor zorgt dat u geen gebruik hoeft te maken van allerlei verschillende formaten of systemen, bespaart e-facturatie via Peppol uw onderneming tijd en geld. Vanaf 1 januari zal elk bedrijf in een B2B-context genieten van deze voordelen, omdat e-facturatie dan verplicht wordt. Papieren facturen of e-mailbijlagen zullen dan niet meer volstaan.

Heeft u hulp nodig bij deze overstap? Bij Digi Consult helpen we u graag verder bij de integratie van Peppol in uw bestaande systemen voor een vlotte overgang naar digitale facturatie.

Hoe werkt Peppol?

E-facturatie via Peppol werkt eenvoudig en geautomatiseerd, maar hoe werkt het precies in de praktijk? We leggen het hieronder duidelijk en beknopt uit:

1. U maakt een elektronische factuur.
   Het hele proces begint met het aanmaken van een elektronische factuur in uw eigen boekhoud- of ERP-systeem.
   
   Let op: Niet alle boekhoud- en facturatiesoftware is geschikt voor e-facturatie via PEPPOL. Controleer of uw huidige systeem compatibel is of dat u een update of overstap nodig heeft. Veel softwareleveranciers bieden integraties met PEPPOL, maar het is belangrijk om dit tijdig na te gaan. De juiste software gebruiken zorgt ervoor dat uw factuur voldoet aan de eisen van het Peppol-netwerk en in het juiste formaat (bijvoorbeeld UBL 2.1) is.
    
2. Uw factuur wordt verzonden via een Access Point.
   Vervolgens wordt de factuur via de Access Point-serviceprovider naar het Peppol-netwerk verstuurd. Access Points vormen de verbinding tussen uw bedrijf en het Peppol-netwerk, zetten uw factuur om naar het Peppol-formaat en sturen deze vervolgens naar de ontvanger.
    
3. Uw ontvangen factuur
   De elektronische factuur wordt vanuit het Peppol-netwerk verstuurd naar de ontvanger, die daar de factuur via een ander Access Point ontvangt. Ook hier wordt deze voor de ontvanger omgezet naar het formaat dat aansluit bij zijn boekhoudsysteem. Zo kan het bedrijf in kwestie deze zonder handmatig werk inlezen en verwerken.
    
4. Automatische verwerking
   Het belangrijkste voordeel van het netwerk van Peppol is de automatisering van het proces. De factuur wordt automatisch gegenereerd, verstuurd, ontvangen en verwerkt zonder de fouten van handmatige arbeid die vooral vaak optreden door het versturen van een PDF via e-mail of papier.

Peppol: het standaardformaat voor e-facturatie en zijn verplichtingen

Het Peppol-formaat is een gestandaardiseerd bestandsformaat dat ervoor zorgt dat alle partijen die met elkaar documenten uitwisselen ‘dezelfde taal spreken’. Een standaard bestandsformaat bevat alle gegevens die nodig zijn waardoor deze op hun beurt door de systemen van zowel de zender als de ontvanger automatisch kunnen worden verwerkt. 

Door de nieuwe wetgeving die vanaf 1 januari 2026 van start gaat, brengt Peppol ook verplichtingen met zich mee. Wist u dat het in België al vanaf maart 2024 verplicht is om elektronische facturen in Peppol-formaat te versturen voor bedrijven die aan overheden factureren? Vanaf 1 januari 2026 geldt diezelfde verplichting dus ook voor facturen tussen bedrijven in een B2B-context.

Waarom vertrouwen op Peppol voor de e-facturatie voor uw bedrijf?

1. Snelheid
   Peppol maakt van het opmaken en verzenden van facturen een fluitje van een cent. U verzendt en ontvangt facturen binnen enkele seconden of hoogstens enkele minuten. Analoge post (zoals pdf-facturen via e-mail) kunnen dagen in beslag nemen. Omdat e-facturatie geautomatiseerd is, komt er zo goed als geen manueel werk aan te pas. Dat werkt tijdbesparend!
    
2. Een betere cash flow dankzij Peppol
   Doordat e-facturatie via Peppol zo snel gaat, wordt u als bedrijf ook sneller betaald. Dit is niet alleen positief voor de cashflow, maar creëert ook extra overzicht in de kasstromen van uw onderneming!
    
3. Zonder fouten en goedkoper
   Daarnaast vermindert Peppol de kans op fouten bij het overnemen van gegevens of het verwerken van papieren facturen, waardoor zowel fouten als kosten afnemen. Hierdoor kunnen bedrijven zich richten op andere, belangrijkere zaken.
    
4. E-facturatie via Peppol: 100% conform en transparant
   Maakt u gebruik van Peppol? Dan bent u verzekerd dat u voldoet aan de voorschriften rond e-facturatie! Hierdoor bespaart u uzelf veeleisende audits en het risico op boetes van de belastingsdienst. Bovendien helpt het uw boekhouder bij het voeren van een grondige controle en kan de fiscus nauwkeuring controleren of u voldoet aan alle regels.
    
5. Vlot handel drijven met het buitenland
   Aangezien Peppol een internationaal netwerk is, kan u het ook inzetten om te factureren naar het buitenland. Dankzij het netwerk hoeven bedrijven geen rekening meer te houden met verschillende systemen en bestandsformaten. Hierdoor wordt factureren met landen binnen en buiten de Europese Unie een stuk eenvoudiger!
    

Hoe kan u uw bedrijf aansluiten op Peppol?

Eén van de manieren om uw bedrijf aan te sluiten bij het Peppol-netwerk is om direct te starten vanuit uw boekhoud- of ERP-oplossing indien deze Peppol ondersteunt. Ondersteunt uw boekhoud- of ERP-leverancier nog geen Peppol, dan kan u bij een service provider uw aansluiting op Peppol regelen. Service providers zijn bedrijven die in staat zijn om facturen in Peppol te versturen zonder dat u zelf een aansluiting moet hebben. 

Met een serviceprovider kan u direct aan de slag, en kan u wereldwijd vanuit uw eigen (boekhoud)applicatie in Peppol factureren. Bovendien helpen zij u ook met het voldoen aan de regelgeving, zoals het aanbieden van een Peppol ID voor de overheid.

Conclusie e-facturatie via Peppol

Peppol is de logische keuze voor wie zijn facturatie wil digitaliseren, kosten wil besparen, efficiënter wil werken en tegelijk internationaal handel wil drijven. 

Heeft u meer hulp nodig? Digi Consult staat voor u klaar. Op donderdag 24 (Antwerpen) en dinsdag 29 april (Gent) organiseren we infosessies en maken we u wegwijs in de stappen die gezet moeten worden voor deze digitale veranderingen omtrent elektronische facturatie.

Kan u niet aanwezig zijn? Vraag gerust extra informatie aan en neem contact op.