Er was eens… zo begon Koen Mylle van Ricoh zijn verhaal. De rode draad doorheen ons event in De Kluizen, in Aalst. Digitaliseren werkt in elke sector, maar niet elke sector staat even ver. Vaak gehoorde argumenten? Te complex, te duur, geen tijd voor. Of: “Digitalisering? Niets voor ons.”

Nu, wat als we zeggen dat we door de digitalisering van documenten  uw operationele processen met 30% kunnen reduceren?

We gaan uit van het feit dat elk bedrijf winst wil maken. Alvorens de buit binnen is, gaat er een heel proces aan te past: de offerteaanvraag, de bestelbon, een orderconfirmatie, de dienst wordt uitgeleverd, de leverbon, de factuur en tot slot de betaling. Bovendien passeert het de papierbundel – met nietje – heel wat diensten en heel wat handtekeningen, die telkens worden ingescand: administratie en boekhouding, sales, uitvoerend personeel, after sales service… Of de omgekeerde weg. Neem nu het betalen van een factuur, waarbij elke factuur wordt goedgekeurd door het management met een handtekening, alvorens de opdracht tot betaling wordt doorgegeven. U herkent het? Een erg dure en tijdrovende aangelegenheid, waarbij communicatie niet altijd even evident is.

De kunst is om als bedrijf de tijd tussen de offerteaanvraag en de betaling zo kort mogelijk te houden. En nu komt Digi Consult in het verhaal. Wij maken van digitaal ondernemen kinderspel, voor élke kmo. Niet enkel voor de IT-leverancier of het hippe digitale bureau, maar ook de bouw-, vastgoed- en ambachtelijke sector nemen vandaag hun eerste stappen naar een hedendaags en efficiënter bestuur van hun bedrijf. En hoe we dat doen? Met een fantastische tool: DocuWare.

DocuWare klasseert automatisch de documenten, in functie van uw criteria, ongeacht hun bron of hun formaat. Het is dus mogelijk om al uw papieren en elektronische documenten (post, dossiers, emails, CAO, MS Office etc.) eenvoudig te bewaren, te delen en te beheren, en dit in alle veiligheid, GDPR compliant en vanaf gecentraliseerde documentarchieven. Het is bovendien volledig koppelbaar aan allerlei boekhoudsystemen (Navision, SAP, Sage, Wolters Kluwer, Yuki, Exact, …).

Waarom DocuWare uw business naar een hoger niveau kan tillen:

• Efficiëntere workflows: indien de juiste info beschikbaar is na enkele clicks dan kan ze verstuurd worden naar verscheidene personen, in slechts enkele seconden, die werken in verschillende diensten. De toegang tot de info vereenvoudigen, zorgt ervoor dat de efficiëntie van de werkprocessen verbetert, voornamelijk voor de validaties.
• Verhoogde flexibiliteit: winnen aan flexibiliteit en snelheid dankzij DocuWare, essentiële kwaliteiten voor de ontwikkeling van een bedrijf ten opzichte van de concurrentie.
• Een vermindering van de risico’s voor een organisatie: een volledig digitale werkomgeving laat niet enkel toe om aan productiviteit te winnen, maar zorgt eveneens voor meer controle en traceerbaarheid. Het helpt de organisatie bij het naleven van de bewaringsnormen en vermindert het risico van documentverlies. Het DMS beveiligt ook alle vertrouwelijke of gevoelige info zoals personeelsdossiers.
• Verbeter uw cashflow: de boekhouding is efficiënter in het herstellen van facturen dankzij toegang tot alle nodige info: bestellingen, mailverkeer, leveringsbonnen, certificaten, facturen…  De info is onmiddellijk beschikbaar waardoor de verwerkingstijd van dossiers wordt ingekort.
• Een betere traceerbaarheid: dankzij verscheidene workflowtools kan de directie constant een volledig overzicht raadplegen van alle belangrijke taken en eventuele problemen of verbeteringsmogelijkheden identificeren.

Geloof ons, de tijd van het manueel invoeren van bestelbonnen is voorbij. Dankzij onze digitaliseringsoplossing elimineert u nodeloze stappen, zodat er ruimte ontstaat. Ruimte voor progressie, ruimte voor vooruitgang, ruimte voor groei van uw business.

Bent u helemaal mee in ons verhaal? Dan begeleiden wij u graag naar digitale vrijheid. Neem contact op en we nodigen u graag uit in onze showroom in Denderleeuw. Liever dat we tot bij u komen? Maak vrijblijvend een afspraak en neem contact op.